Система учета рабочего времени в офисе. Аргументация "за" и "против"

При рассмотрении вопроса об установке системы учета рабочего времени в офисе существует набор классических фраз аргументирующих бесполезность этой затеи.

Отговорка номер 1: У нас же не фабрика или завод

При произнесении фразы «Учет рабочего времени» многим приходит на ум проходная завода, вахтерша, отмечающая время прихода и ухода, руководители отделов, заполняющие табели учета рабочего времени, списывая данные с засаленных бумажек, а так же бухгалтеры вводящих эти данные в компьютер и рассчитывающие зарплату работников. И кто-то может сказать, что в офисе это все не нужно, у нас же все на виду, у нас все свои, у нас же не завод, да и что страшного в опоздании на 10 минут. Все верно, до той поры, пока не попытаться посчитать – а сколько же времени тот или иной сотрудник офиса реально работает. Или хотя бы - сколько же он времени находится в офисе фактически. В итоге оказывается, что на 15 минут опоздал, в обед на час сбегал в соседний супермаркет за подарком подруге или другу, покурил на лестничной площадке раз 6 по 5-10 минут, и в конце дня отпросился у начальника отдела на часик пораньше, потому что очень нужно.

Реально отработанное время сотрудника оказывается зачастую 6-7 часов, а не положенные 8. Если посчитать, сколько часов в месяц сотрудник крадет т.о. у своего работодателя, то выходят внушительные цифры в денежном эквиваленте. А если еще и сложить эти потери со всех работников офиса, то можно на время решения этой проблемы забыть об экономии на канцелярии, обслуживании оргтехники, покупке мебели – это все несравнимо с масштабом ущерба от разгильдяйства работников.

Отговорка номер 2: Ну какая разница – во сколько придет и уйдет сотрудник? Делает свое дело, выполняет задачи, показывает результат – пусть приходит, когда ему удобно

Все верно! Такие должности и виды работ существуют! Как правило – это дизайнеры, креативщики, менеджеры проектов, работающие на выезде, ну и, естественно, руководство. Много ли таких сотрудников в Вашем офисе? Если да, то УРВ Вам точно не нужен. Заставить творческую личность подчиняться жесткому распорядку, это убить в нем его творческое начало навсегда.

Что же происходит в среднестатистическом офисе? Люди все разные. Замечательный работник может быть с небольшой проблемой раннего вставания. В офисе могут работать несколько заядлых курильщиков и веселых друзей обсуждающие последнюю игру любимой команды в курилке. А может попасться и попросту лодырь, который при любом удобном случае норовит незаметно исчезнуть из офиса. В итоге, по прошествии некоторого времени, после последней взбучки со стороны руководства, люди начинаю расхолаживаться, они смотрят, кто и во сколько пришел, ушел, отсутствовал. И в следующий раз, абсолютно дисциплинированный сотрудник  уже не будет бежать к автобусной остановке, опаздывая на работу. Чем же он хуже Петрова, который каждый день опаздывает? Разгильдяйство заразительно!

При всем при этом – попробуйте попросить кого то выйти в выходной или задержаться на рабочем месте на один час. Найти желающих просто невозможно! А если бы у Вас на руках был отчет, в котором значится, что работник за предыдущий месяц должен Вам еще 12 часов рабочего времени, то разговор сразу ладится.

Если же суть работы сотрудника – быть на связи и общаться с клиентами, то нахождение на рабочем месте весь период рабочего дня просто необходимо. Если Ваш потенциальный клиент не застанет на месте менеджера по продажам, или ему никто не ответит на ресепшене, то он может больше не позвонить. А это уже прямые потери бизнеса!

Отговорка номер 3: Это же стоит кучу денег.  Нужно ставить оборудование, серверы, тянуть провода. Лучше – пусть секретарь сидит и отмечает всех

Установка системы учета рабочего времени действительно стоит каких то денег. В отдельных случаях действительно приходиться и ставить оборудование, и тянуть провода, и устанавливать программное обеспечение на серверы. Но все эти вложения разовые. По нашим данным, в среднем офисе со штатом в 30 человек, вложения окупаются за несколько месяцев. Если в Вашем офисе уже есть система контроля доступа, то установка УРВ скорее всего обойдется Вам не слишком дорого.

Теперь о варианте с секретарем. Работать это будет так: по началу она будет что то отмечать между походами в дамскую комнату и разговорами по телефону, затем ее начнут просить отмечать нужное, а потом она попросит людей самих отмечать время прихода и ухода. К тому же эти все данные нужно будет обработать, занести в таблицу и сформировать в виде отчета. И вряд ли кто то будет сверять эти данные с бумажным вариантом. А в отчете все будет так, как нужно подругам и друзьям секретаря. При этом, неугодные секретарю сотрудники могут остаться с приписанными опозданиями и не учтенными переработками. Вся затея, как и всегда, упрется в человеческий фактор и отсутствие контроля.

Отговорка номер 4: Ну кто у нас этим будет заниматься? Это же нужно что то программировать! Это же нужно кому то обучаться! Или даже придется принять на работу нового сотрудника для эксплуатации этой системы

Современные системы учета рабочего времени в автоматическом режиме собирают и анализируют всю необходимую информацию, а затем формируют уже готовые отчеты. Некоторые системы УРВ могут отправлять отчеты по  email. Многие имеют Web интерфейс и позволяют получать информацию через интернет, в т.ч. с планшетов и мобильных устройств. Вам нужно лишь смотреть эти отчеты и делать необходимые для себя выводы.

Заказчику необходимо определить перечень типов рабочих графиков для создания шаблонов, которые компания установщик УРВ запрограммирует в систему. В процессе эксплуатации необходимо будет лишь добавлять новых сотрудников, и присваивать им тип рабочего графика из готового справочника. Вот это может делать и секретарь между походами в дамскую комнату и разговоры по телефону с подружками.

Отговорка номер 5: Все равно сговорятся и подправят результаты

Исходные результаты невозможно поправить ни в одной автоматизированной системе УРВ. Фиксация факта прихода сотрудника на работу осуществляется в автоматическом режиме путем поднесения карточки к считывателю или пальца к биометрическому сканеру. Далее информация мгновенно попадает в базу данных и исправить ее может, наверное, лишь программист, который знает пароль и разобрался в структуре этой БД. Простые методы защиты базы данных, которые Вам настроит грамотный инсталлятор системы УРВ, предотвратят несанкционированный доступ.

Другое дело отчеты.  Если установленная программа расчета и подготовки отчетов имеет возможность выгрузки в Word или Excell, то вся честность и беспристрастность программы теряет всякий смысл. ПО системы УРВ должно выгружать отчеты в нередактируемом формате и иметь возможность прямой печати на принтере. Так же полезна будет функция отправки отчетов напрямую на заданные email.

Отговорка номер 6 (последний аргумент в спорах): Наш народ находчивый! Что ни будь точно придумает, и система работать все равно не будет

Это верно! Именно потому, что в России народ находчивый, нужно ставить именно Российские системы УРВ известных производителей, которые имеют многолетний опыт создания специализированных решений. Несмотря на кажущуюся простоту, установка системы  должна производиться инсталляторами высокого класса и высокого профессионального уровня. Нюансов огромное количество, и от опыта инсталлятора и его умения учесть все эти нюансы зависит правильность расчета рабочего времени сотрудников.

Резюме

Часто от опыта и умения установщика зависит даже больше, чем от набора функций и возможностей оборудования системы УРВ. Только скрупулезно выверенная тактика работы системы применительно к конкретному объекту может дать хороший результат!